System Sprzedaż
System Sprzedaż to zintegrowany zestaw modułów służących do kompleksowej obsługi procesu sprzedaży wspomagających poszczególne jej etapy oraz ogromna ilość informacji, które w odpowiednim ujęciu, stanowią jednolitą bazę wiedzy niezbędną do podejmowania optymalnych decyzji biznesowych lub budowania strategii marketingowych. System oferuje możliwość tworzenia potrzebnych dokumentów według predefiniowanych schematów z możliwością ich modyfikacji według indywidualnych wymagań. Wszystkie operacje znajdują swoje odzwierciedlenie w odpowiednich zapisach w systemie, ale dzięki zastosowaniu wygodnych filtrów możliwe jest również ich łatwe przeglądanie według zadanych kryteriów. Generatory raportów pozwalają na wielowymiarową analizę zgromadzonych danych według określonego stopnia szczegółowości pozwalając również na wykrywanie i śledzenie występujących trendów dla celów analizy długookresowej.
Proces sprzedaży, wspomagany przez jeden z systemów Platformy Hetman, zaczyna się już w momencie utworzenia oferty handlowej (moduł Marketing) dla potencjalnego klienta, która może zostać przekształcona w zlecenie produkcyjne. Na podstawie tego dokumentu możliwa jest automatyczna rezerwacja materiałów niezbędnych do produkcji oraz wstępne uwzględnienie zlecenia w planie produkcyjnym. Po wyprodukowaniu towarów możliwe jest szybkie wystawienie dokumentów sprzedaży na podstawie dokumentów magazynowych (moduł Fakturowanie), uwzględnienie kwoty należności w rozliczeniach z kontrahentem (moduł Kasa i Banki) oraz zaplanowanie transportu zamówionych towarów do klienta (moduł Spedycja). W przypadku wadliwego towaru system pozwala na rejestrację reklamacji oraz jej kompleksową obsługę, aż do momentu jej całkowitego rozpatrzenia i ewentualnego wprowadzenia działań usprawniających przebieg procesu (moduł Reklamacje). Wszystkie informacje zebrane w trakcie tego procesu jak również z pozostałych systemów gromadzone są w module CRM i dzięki temu, możliwa jest lepsza obsługa klienta przez pracowników firmy. Bardzo duży nacisk w całym systemie został położony na wszechstronną kontrolę kosztów, realizowaną dzięki wbudowanym kalkulatorom kosztów kontraktu, ceny sprzedaży i kosztów transportu, szerokiej analizie kosztów reklamacji z podziałem na poszczególne osoby i komórki organizacyjne i wiele innych rozwiązań, które w efekcie wspomagają efektywne zarządzanie w nowoczesnym biznesie. Przechowywanie wszystkich informacji na temat kontaktów z klientem w ciągu trwania całej współpracy pozwala na wypracowanie indywidualnego podejścia do każdego klienta oraz precyzyjnego budowania i kierowania przyszłych akcji marketingowych. Na podstawie zgromadzonych danych można również realizować funkcję planowania poszczególnych czynności takich jak planowanie produkcji i transportu na podstawie zamówień, a kończąc na prognozowaniu potencjalnych zysków i strat na podstawie planów sprzedażowych i szczegółowych kalkulacji kosztowych. Ze względu na bezpieczeństwo i poufność danych informacje dostępne są poszczególnym operatorom w zależności od ich indywidualnych uprawnień, a zmiany dokonywane w systemie są imiennie przypisane do osoby, która je wprowadziła. Dodatkowe mechanizmy kontroli pozwalają uniknąć wielu przypadkowych pomyłek oraz odpowiadają za zgodność poszczególnych operacji z przepisami obowiązującego prawa i zgodnie z nim są na bieżąco aktualizowane. Pełne wykorzystanie wszystkich funkcjonalności oferowanych przez system pozwala na dostarczanie wiarygodnych informacji do odpowiedzialnego podejmowania strategicznych decyzji w nowoczesnym zarządzaniu.
CRM
Głównym celem modułu CRM jest pomoc w efektywnym kształtowaniu kontaktów między klientem i przedsiębiorstwem przy wykorzystaniu wszelkich dostępnych kanałów komunikacyjnych. W tym module najważniejszy element stanowią obszerne kartoteki, w których zbierane są wszystkie informacje na temat klienta, historii jego kontaktów z firmą oraz dotychczasowej współpracy na podstawie dokumentów zgromadzonych w pozostałych modułach Platformy Hetman. Dzięki takim informacjom pracownik jest w stanie udzielić kompetentnej odpowiedzi lub szybko skierować klienta do osoby najlepiej poinformowanej w jego sprawie. Takie działanie pozwala firmie kreować spójny przekaz dla klienta, który powoduje, że jest lepiej postrzegana w jego oczach.
Marketing
Obsługa klientów jest kluczowym czynnikiem sukcesu, a wybór odpowiednich narzędzi, które wspomagają tę funkcję jest poważną decyzją strategiczną. Moduł Marketing jest kompleksowym narzędziem służącym do obsługi działu sprzedaży ze szczególnym uwzględnieniem specyfiki przedsiębiorstwa produkcyjnego i przyjmowania zleceń produkcyjnych. Pozwala na pełny monitoring stanu realizacji poszczególnych zleceń oraz dostarcza ważnych informacji niezbędnych w procesie zarządzania oraz tworzenia planów strategicznych na przyszłość.
Fakturowanie
Moduł Fakturowanie jest praktycznym narzędziem do wystawiania dokumentów sprzedaży uwzględniającym indywidualne wymagania pojedynczego użytkownika oraz całej firmy dzięki możliwości dowolnego konfigurowania poszczególnych opcji w ramach obowiązujących przepisów. W trakcie wystawiania dokumentów sprzedaży użytkownik może wybrać cenę z odpowiedniego cennika indywidualnego, skalkulować cenę w zależności od wielu różnych czynników lub ustalić dowolny rabat na wybrane pozycje lub całą fakturę, a cena może być zapisana również w innej niż polska walucie. Dzięki automatycznemu przepływowi informacji między poszczególnymi modułami istnieje możliwość kontroli limitu zadłużenia i blokady wystawienia faktury, w przypadku gdy kontrahent przekroczył ustanowiony limit.
Spedycja
Przedsiębiorstwa, w których logistyka transportu odgrywa strategiczną rolę, wymagają wysoko specjalistycznego oprogramowania, które pozwoli na pełną obsługę wszystkich czynności spedycyjnych od momentu otrzymania zlecenia handlowego, poprzez wybór odpowiedniego środka transportu według założonych kryteriów, wyznaczenie daty transportu, zaplanowanie sposobu ułożenia towarów i trasy samochodu, kontrolę pojazdu przed wyjazdem z bazy, rozładunek i załadunek w trakcie trasy aż po końcowe rozliczenie kosztów przejazdu.
Reklamacje
Każda reklamacja jest delikatną i nieprzyjemną kwestią, ale kompetentne i sprawne załatwienie tej sprawy przy użyciu odpowiedniego narzędzia które wspomaga ten proces może zaowocować przekształceniem niezadowolonej osoby reklamującej towar w wiernego klienta. Moduł Reklamacje jest jednym z niewielu rozwiązań dostępnych na rynku, które pozwala na pełny monitoring składanych reklamacji oraz stanu ich realizacji, wspomaga analizę przyczyn ich powstania oraz pomaga wprowadzać działania usprawniające pozwalające na ich uniknięcie w przyszłości. Moduł przechowuje wszystkie informacje na temat przyjętych reklamacji i pozwala na ich dowolne przeglądanie według założonych kryteriów.