Elektroniczny Obieg Dokumentów
Im większe przedsiębiorstwo, tym ważniejszy staje się problem właściwej organizacji obiegu dokumentów, tak aby w możliwie jak najkrótszym czasie docierały one do właściwego adresata. Moduł Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala uprościć i ustrukturyzować proces obiegu dokumentów, dzięki zamianie dokumentów tradycyjnych na wersję elektroniczną, które mogą być w łatwiejszy sposób dystrybuowane między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi przy jednoczesnym uwzględnieniu zdefiniowanych reguł dekretacji. Takie podejście pozwala monitorować przepływ informacji między poszczególnymi pracownikami, a mechanizm wyszukiwania na podstawie zdefiniowanych parametrów pozwala znaleźć w wirtualnym archiwum odpowiedni dokument w czasie krótszym niż w archiwum tradycyjnym. W dobie nowoczesnych technologii błyskawiczny dostęp do informacji jest równie ważny jak dostępność pozostałych zasobów i może znacząco wpływać na wzrost efektywności całej organizacji.
Elektroniczny Obieg Dokumentów pozwala na kontrolę dostępu zgodnie z nadanymi przez administratora uprawnieniami oraz umożliwia pracę nad jednym dokumentem wielu osobom. Ponadto dokumentem jest nie tylko zeskanowana faktura lub inne pismo urzędowe, ale wręcz dowolny plik stworzony na komputerze, co znacznie poszerza pakiet możliwych zastosowań. W ten sposób użytkownik nie ma ograniczeń co do formy dokumentu, a system zapewnia pełną kontrolę dostępu do wszystkich zgromadzonych informacji. Dodatkowa opcja śledzenia projektu pozwala nie tylko kontrolować czas pracy całego zespołu nad dokumentem lub innym zagadnieniem, ale pomaga również przydzielać zadania poszczególnym osobom, a następnie monitorować ich wykonanie. Moduł obsługuje również dokumenty utworzone w pozostałych modułach Platformy Hetman, dzięki czemu praktycznie wszystkie zgromadzone informacje są dostępne w jednym miejscu. Bogata funkcjonalność modułu pozwala w pełni kontrolować obieg dokumentów, jak również w dużym stopniu usprawnić obieg informacji w całej organizacji.
Elektroniczny Obieg Dokumentów posiada między innymi następujące funkcjonalności:
- możliwość pracy wielu osób nad jednym dokumentem
- uproszczony mechanizm wprowadzania nowych dokumentów do modułu
- wirtualne archiwum przechowujące nie tylko dokumenty, ale również rejestrujące ich kolejne wersje, czas aktualizacji oraz dane ich autorów
- możliwość tworzenia schematów dekretowania oraz ścieżek obiegu poszczególnych dokumentów
- ściśle określone reguły dostępu i zakres uprawnień dla poszczególnych pracowników definiowane przez administratora
- obsługa dowolnego rodzaju dokumentów – pliki elektroniczne, dokumenty skanowane, dokumenty Platformy Hetman
- możliwość szybkiego wyszukiwania dokumentów według zadanych parametrów
- możliwość przydzielania zadań związanych z dokumentem poszczególnym pracownikom
- mechanizm kontroli czasu pracy nad dokumentami
- współpraca z klientami poczty elektronicznej