Moduł Reklamacje
Każda reklamacja jest delikatną i nieprzyjemną kwestią, ale kompetentne i sprawne załatwienie tej sprawy przy użyciu odpowiedniego narzędzia które wspomaga ten proces może zaowocować przekształceniem niezadowolonej osoby reklamującej towar w wiernego klienta. Moduł Reklamacje jest jednym z niewielu rozwiązań dostępnych na rynku, które pozwala na pełny monitoring składanych reklamacji oraz stanu ich realizacji, wspomaga analizę przyczyn ich powstania oraz pomaga wprowadzać działania usprawniające pozwalające na ich uniknięcie w przyszłości. Moduł przechowuje wszystkie informacje na temat przyjętych reklamacji i pozwala na ich dowolne przeglądanie według założonych kryteriów.
Podstawowym elementem modułu jest kartoteka reklamacji, w której zapisywane są informacje o osobie składającej reklamację, dane szczegółowo identyfikujące reklamowany towar (z której partii zamówienia pochodzi oraz jakie dokumenty sprzedaży i magazynowe są z nią powiązane) oraz dokładny opis roszczenia klienta. Na tej podstawie możliwe jest ustalenie miejsca powstania usterki i przypisanie odpowiedzialności odpowiednim działom lub nawet konkretnym osobom ustalając odpowiednie wskaźniki w zależności od stopnia ich zaangażowania. Konsekwencją tych ustaleń jest sporządzenie odpowiedzi dla klienta oraz zaplanowanie odpowiednich działań naprawczych w celu uniknięcia podobnych sytuacji w przyszłości. Rejestr reklamacji pozwala na szczegółowy monitoring wszystkich zgłoszonych reklamacji według zadanych kryteriów, kontrolę wykonania działań naprawczych oraz szczegółową analizę ilościowo-wartościową poniesionych z tego powodu kosztów.
Moduł Reklamacje posiada, między innymi, następujące funkcjonalności:
- tworzenie kartotek reklamacji ze szczegółowymi informacjami na temat:
- reklamującego
- towaru reklamowanego łącznie z dokładną identyfikacją partii towaru oraz wszystkich powiązanych dokumentów
- braków i niezgodności w zakupionym towarze
- łatwe w użyciu filtry pomagające wyszukać odpowiednią reklamację według zadanych kryteriów
- monitoring przyjętych reklamacji według stopnia ich realizacji
- mechanizm przekierowania reklamacji do osób bezpośrednio za nie odpowiedzialnych w celu wyjaśnienia przyczyn ich powstania
- możliwość przypisania winy kilku osobom proporcjonalnie do ich udziału
- mechanizm śledzący reklamację ze względu na osobę odpowiedzialną za jej załatwienie
- możliwość dokładnej wyceny oraz wielowymiarowa analiza ilościowo-jakościowa kosztów reklamacji
- definiowanie działań naprawczych i monitoring stopnia ich realizacji
- generowanie pisma z wyjaśnieniem złożonej reklamacji do klienta
- kontrola terminowości obsługi reklamacji według przyjętych założeń
- obsługa ewidencji reklamacji kierowanych do innych przedsiębiorstw